Pengertian Sistem Untuk mengawali pembahasan tentang analisis dan perancangan sistem informasi, pemahaman akan sistem terlebih dahulu harus ditekankan. Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dimana pengertian sistem itu digunakan. Berikut merupakan beberapa definisi sistem secara umum. Menurut Jerry Fizt Gerald jogiyanto (2005) Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, kumpulan bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu “. Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan yang lainnya untuk suatu tujuan bersama. Lain halnya dengan Scoot (1996) yang membagi sistem menjadi 3 unsur, yaitu masukan(input), pengolahan (processing), keluaran (output). sistem atau penekanan sistem minimal harus memiliki empat komponen,yakni masukan, pengolahan, keluaran, dan balikan atau kontrol. Dengan demikian, secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsure atau variabel – variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain.

Karakteristik Sistem Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem maka perlu membedakan unsure – unsur dari suatu sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya :

a. Batasan ( boundry ) Penggambaran dari suatu sistem atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang diluar sistem.

b. Lingkungan ( environment ) Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input suatu sistem.

c. Masukan ( input ) Sumber daya ( data, bahan baku, peralatan, energy ) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.

d. Keluaran ( output ) Sumber daya atau produk ( informasi, laporan, dokumen, tampilan layar komputer, barang jadi ) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.

e. Komponen ( component ) Kegiatan – kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentrasformasiakn input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bias merupakan subsistem dari sebuah sistem.

f. Penghubung ( interface ) Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi

g. Penyimpanan ( storage ) Area yang dikuasai atau digunakan untuk menyimpan sementara atau tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan peralatan. Merupakan media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.

Klasifikasi Sistem Sistem dapat dapat di klasifikasikan dari berbagai sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik Sistem yang berupa pemikiran atau ide – ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologi yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dan tuhan. Sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem sekolah, sistem akuntansi dan sistem transportasi.

b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia Sistem yang terjadi melalui proses alam tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem tata surya .Sistem buatan adalah sistem yang dibuat dan dirancang oleh manusia, misalnya sistem komputer.

c. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka Merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak berpengaruh dengan lingkungan luarnya, sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan berpengaruh dengan lingkungan luarnya. d. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik Sistem deterministik adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat, misalnya pengereman. Sedangkan sistem probabilistik adalah sistem yang tak dapat diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem arisan dan sistem sediaan, kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan jumlah sediaan dapat ditentukan tetapi nilai yang tepat sesaat tidak dapat ditentukan dengan pasti.

Sistem Informasi Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau di interpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau direkam kedalam berbagai bentuk media (contohnya komputer) . Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.

Komponen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini yang merupakan komponen sistem informasi :

a. Komponen input Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dokumen dasar.

b. Komponen model Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c. Komponen output Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

d. Komponen teknologi Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

e. Komponen hardware Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi. Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

f. Komponen software Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

g. Komponen basis data Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.

h. Komponen kontrol Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.